Bestuurssecretaresse

Waarom jij bij Loon op Zand wilt werken
Natuurlijk kent iedereen de Efteling, het paradepaardje van onze gemeente. Maar wij hebben nog veel meer moois te bieden! Jij kunt het verschil maken door een sleutelrol te vervullen in de ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de gemeentesecretaris en het college. Je denkt klant- en resultaatgericht en ziet vooral mogelijkheden. Juist in de hectiek zorg jij voor rust, overzicht en een prettige werksfeer.

Houd je ervan om breed inzetbaar te zijn? Werk je graag in een gemeente met korte lijnen en een toegankelijk college en managementteam? Bij ons is dat de dagelijkse praktijk. Je krijgt volop ruimte om met jouw kennis, ervaring en inzicht het college en managementteam te ontzorgen. Eigen initiatief, eigenaarschap en een oplossingsgerichte houding worden daarbij zeer gewaardeerd.

Als bestuurssecretaresse draag je bij aan het soepel laten verlopen van maatschappelijk relevante opgaven, afgewisseld met een collegiale en informele werksfeer. Van jong tot oud en van starter tot ervaren professional: alle generaties werken bij ons samen.

Past dit bij jou? Ben jij die spin in het web, iemand met oog voor detail die alles tot in de puntjes verzorgt en regelt? Dan is dit precies wat jij zoekt in een functie als:

Bestuurssecretaresse
(36 uur)

Wat ga je doen?
Je maakt deel uit van de Concernstaf. Dit team bestaat, naast twee andere bestuurssecretaresses, uit de concerncontroller, de programmamanager asiel & migratie en de directiesecretaris. De Concernstaf staat onder leiding van de gemeentesecretaris en ondersteunt het goed functioneren van de gemeentelijke organisatie.

Bij het oppakken en oplossen van vraagstukken krijg je veel vrijheid. Je zoekt zelfstandig naar passende oplossingen en denkt actief na over hoe terugkerende vragen en processen servicegerichter en efficiënter kunnen worden ingericht. Je luistert, vraagt door en maakt een zorgvuldige afweging om tot de beste, praktische aanpak te komen, waarbij je zelf je prioriteiten stelt.

Je onderhoudt contact met het college, de interne organisatie, externe partijen en inwoners, en weet je communicatie hierop goed af te stemmen.

Wat zijn je kerntaken?

• Je ondersteunt de burgemeester en wethouders en bent, bij drukte of tijdens afwezigheid en vakanties, flexibel inzetbaar om je collega in de volle breedte te vervangen;
• Je ondersteunt en adviseert het college bij representatieve, ceremoniële en protocollaire aangelegenheden; 
• Daarnaast organiseer, coördineer en begeleid je kabinetswerkzaamheden, zoals het regelen van Koninklijke Onderscheidingen, officiële ontvangsten en ceremoniële gelegenheden;
• Je bewaakt de voortgang van zaken die de aandacht hebben van de wethouders en zorgt voor een zorgvuldig en efficiënt proces;
• Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, waarbij je niet alleen afspraken inplant, maar ook alle faciliteiten rondom deze afspraken organiseert, inclusief de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen;
• Verder handel je correspondentie (e-mails en brieven) en telefonische vragen af, verzorg je doorverwijzingen, informatieverstrekking en terugbelacties en weet je hierbij kritisch te beoordelen hoe verzoeken het beste kunnen worden afgehandeld;
• Ook draag je bij aan het wekelijks opstellen van de collegeagenda en de besluitenlijst;
• Daarnaast verricht je representatieve taken, zoals het ontvangen van bezoekers en het ondersteunen bij bijeenkomsten en activiteiten;
• Tot slot zorg je voor een correcte archivering en verricht je overige secretariële en administratieve werkzaamheden.

Ben jij onze kandidaat?
Dan ben je communicatief vaardig, heb je inlevingsvermogen en blink je uit in het oplossen van praktische vraagstukken. Je onderscheid je door een sterke dienstverlenende instelling. Je werkt secuur, bent proactief en toegewijd, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en weet je werkzaamheden goed te structureren. 

Je legt moeiteloos verbanden tussen oorzaak en gevolg, waardoor je in staat bent om weloverwogen beslissingen te nemen die snel leiden tot passende oplossingen of procesverbeteringen. Met jouw bestuurlijke sensitiviteit begrijp je de belangen en verhoudingen binnen de gemeente en handel je hier effectief naar.

Je hebt een scherp oog voor wat een situatie vraagt en durft daarbij ook nieuwe wegen te bewandelen om in samenwerking resultaten te bereiken. Dankzij jouw kennis, inzicht en klantgerichte houding stel je de juiste prioriteiten en voorkom je knelpunten.

Daarnaast ben je organisatiesensitief en speel je tijdig in op ontwikkelingen. Je weet welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk, waardoor je de regie houdt op zowel het eindresultaat als de onderlinge relaties. Werken onder druk gaat je daarbij goed af.

Je bent bereid net dat stapje extra te zetten om processen optimaal te laten verlopen en de verwachtingen van het college, de organisatie en inwoners te overtreffen.
Samenwerken doe je graag want je zal jouw vragen en verzoeken regelmatig moeten afstemmen. Je kunt goed reflecteren op je eigen gedrag en op dat van anderen en overziet de gevolgen, ook van je eigen handelen in de samenwerking. Je spreekt op een natuurlijke manier anderen prettig aan.
 
Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol, waarbij je bekend bent met gemeentelijke processen. Je bent uitstekend vaardig met Microsoft Office. Ervaring met de applicaties Corsa en iBabs is een pré, evenals ervaring met de behandeling van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen.

De dynamiek van het werk vraagt om flexibiliteit, waardoor je indien nodig breed inzetbaar bent. Belangrijke competenties voor deze functie zijn: inzicht, mondelinge vaardigheid en vakgerichtheid.

Ons aanbod
Een uitdagende functie binnen de Concernstaf, waarin je de ruimte krijgt om de rol op jouw eigen manier vorm te geven. Daarnaast bieden wij:

• In beginsel een aanstelling voor een jaar van 36 uur per week op basis van de Cao Gemeenten.
• De functie is ingedeeld in schaal 8, met een maximumsalaris van € 4.499,- bruto per maand (36 uur). Afhankelijk van jouw beheersing van de functiecompetenties is het mogelijk dat je start in een lagere schaal.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% dat je vrij kunt inzetten, bijvoorbeeld voor opleidingen, extra vrije tijd of uitbetaling
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een goede pensioenregeling via het ABP.
• Beschikking over een laptop en telefoon.
• Goede opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Een levendig gemeentehuis waar gemeentelijke diensten, bibliotheek, brasserie en sport samenkomen.

Hoe reageer je?
Ben je enthousiast? Reageren kan direct! De vacature staat open totdat we een geschikte kandidaat hebben gevonden, dus stuur zo snel mogelijk je motivatie en een recent CV. We zijn benieuwd waaruit jouw enthousiasme voor deze functie blijkt en hoe jouw affiniteit met het ontzorgen en perfect regelen van secretariële processen tot uiting komt.

Wil je liever eerst kennismaken met de organisatie en onder het genot van een kop koffie de functie bespreken? Dat kan! Bel dan voor een afspraak met het bestuurssecretariaat via 0416-289231.

Contact
Heb je vragen? Neem contact op met Kim van den Abbeelen, adviseur P&O, 0416-289111 of mail naar k.vandenabbeelen@loonopzand.nl. Je inhoudelijke vragen worden beantwoord door Wilma Heijna (0416-289231) of Frederique Bloemendaal (0416-289356), beiden bestuurssecretaresse. Of mail naar respectievelijk w.heijna-verhagen@loonopzand.nl en f.bloemendaal@loonopzand.nl.

- We werven gelijktijdig in- en extern; bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.
- Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van maximaal 6 maanden oud is een contractvoorwaarden. 
- Een assessment afnemen behoort tot de mogelijkheden in deze wervingsprocedure.